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【商業英文email 格式】返工寫好 business email 就易升職!【懶人包】

日常生活中我們經常用到email作溝通工具,特別是職場上,因此大家要特別小心如何正確地寫’ business email ‘,因為很多時候都是給上司/客戶或合作夥伴看的,如果寫錯了或用錯字不免會令他們質疑你的工作能力,所以今天我將會跟大家分享一些值得注意的地方以及如何寫一封正確的’ business email ‘。 I. 敬啟者(To whom it may concern) 通常我們不清楚對方的名字或要寫給誰時我們都會寫「To whom it may concern」,但是其實這句是解「關事的人都聽著」,這樣不僅聽起來很沒有禮貌,而且誠意欠佳,可能會讓對方對你的好感度大大降低。其實只要我們把要讚寫給的部門名稱找出來已經可以,例如「Dear customer service」、「Dear human resources」,這樣的感覺已經好得多。 如果真的不知對方是誰,簡單寫 Dear Sir/Madam, 都可以的。 II. 供您閱讀(For your perusal) 很多時候我們都會在 business email 中加入不同的附件 (attachment) 。我知道有不少人會加入「for your perusal」這句,好讓自己聽起來 「更pro更專業」。可是你又知不知道這句句子背後的意思呢?其實for your perusal的意思是「把它當成屍體般檢驗」,如果你這樣說豈不是叫其他人把你的attachment當成屍體般檢驗嗎?這樣好像有點不妥當吧。其實簡單一句 for your reference或Please review the attached documents thoroughly便可以,並不需要搞得這麼複雜。 III. 寫作目的 (Writing Purpose)  Email 開頭要先寫明自己目的是什麼,好讓對方瞭解。如果想詢問對方,你可以寫I am writing to inquire …。如果是其他目的,你可以寫I am writing with reference to/regarding/with regard to…,值得注意的是in reference通常用於說明已經跟對方提過的事,而regarding 的用法則為比較廣泛。除了主動聯絡人,你可能是回覆對方的查詢,這時你便可以寫 Thank you for reaching out to us regarding …。 註: about 本身是一個比較casual 的字,所以不太適合。反而,你可以用with regard to /regarding等比較商業的用語。 4)結尾(Closing) 結尾最重要是 總結電郵的重點,及展望 (summary + hope) ,最後通常是感謝對方或是跟對方說下一步應該做什麼,感謝對方你可以寫 Thank you for your time and consideration. (感謝你寶貴的時間) ,想對方跟你再聯絡你,可以寫 If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. (若您有任何問題或疑慮,請不吝與我聯繫。) ,或是I look forward to hearing from you. (我很期待能夠收到您的回覆。) 如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam,

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【打電話 英文】聽電話不再口啞啞 原來係靠…?【日常英文】

上班時特別是office一族都要幫忙接電話,而當接到外國人電話時很多時候都不知道應該如何對答,搞到口啞啞,所以今天我將會分享一些職場必備的電話英文。因為是公司電話,所以注意不能像和朋友聊天這麼casual亦要注意語調要禮貌。 工作常用句式: 一接起電話便要清楚說明公司名稱和自己的名字,所以可以說:  1. Hello, this is (company name). I’m (your name). How may I help you? 你好,這是(公司名稱)。 我是(你的名字)。 請問有什麼可以幫你? 那麼如果他是要找公司的人的話,你通常都會問對方是誰,你可以說 2. May I ask who’s calling? 請問是誰找他呢? 如果對方打錯電話或公司根本沒有這個人的話你可以說 3. There is nobody here by that name / I’m afraid you got the wrong number 沒有人叫這個名字/你打錯電話了 也有很多時候對方想找的那個人暫時不在公司,那麼你可以有以下一些的說法,例如: 4. He’s out of the office for the time being 他現在不在公司 5. He’s on his lunch break 他在吃午飯 6. He’s on leave today 他今天放假 7. He’s on a business trip 他出差了 8. I’m sorry – he’s unavailable right now 對不起。他現在沒空 9. He is in another call right now 他在跟別人通電話 10. He’s not at this company anymore 他已經不在這家公司了 11. He has been resigned 他已經離職了 講完理由之後記住要問對方是不是緊急的事,要不要留個言: 12. Is this urgent? 這是緊急的嗎? 13. Would you like to leave a message? 請問你要留個言嗎?

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【開會 英文】公司開會時必懂的職埸英文句子 不一定要 I think I think!

大家開會時有機會可能會用到英文,但好多時都只會一些很簡單的英文,例如,I think…. I think… 如果想成為英文達人,今天我會share幾個必學和十分有用的 職場英文 ,可以開會運用一下。 Why don’t we do this? 如果你想表達意見時,除了用I think…. 之外,其實還有其他表達方法! 你可以嘗試問問題: Why don’t we do it? (Why don’t we verb..?) How about doing it? 另外,你亦可以用以下的方式表達英文: It seems to me that… From my perspective, …. Get down to the business Get down to the business的意思是開始做野!! 例句- We don’t have much time left, so let’s get down to the business! 或是如果你好想叫你同事認真工作,不想他再偷懶,你也可以說: Let’s get down to the business. 意思是不要再跟我說話了,我們開始認真工作吧! Meet up Meet up這個字意思是開會,和meeting (noun) 意思一樣,只是詞性不同。Meet up的用法是十分多元化的: meet up with…=跟人…開會 meet up at/in= 在..(地點)..開 meet up at…=在..(時間).. 例句- Let’s meet up at 4 pm in the conference room for the new project. Give the green light 開始做projects時,我們需要老闆或其他部門批准資金開始進行項目。上層主管的英語是the management,而give the green light直接翻譯是放綠燈,意思是批准。 例句- After the management gives the green light, we can hold further meetings

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【日常英文】用59句英文句子 打開話匣子!唔洗成日how are you

日常英文 在日常生活中,使用英文與人交流是一個非常重要的技能。無論是在工作場合、學校還是社交場合,能夠流利地使用英文與他人交流,可以讓你更自信、更有影響力。 然而,有些人可能會因為擔心自己的英文水平不夠好而感到害怕或不自在。這時候,打開話匣子並開始與他人使用英文交流是非常重要的。 在這篇文章中,我們將提供一些日常英文句子,幫助你更自信地與他人交流,並在日常生活中更好地運用英文。 日常英文 展開話題 相信大家平時必定會有很多需要社交及認識新人的場合,結識不同的人往往對我們未來有很大的幫助,但基於文化不同,你可能不太懂怎麼與外國人交流及展開話題。特別是當你在外資公司任職,大學去外流,留學,甚至打算去等移民等,日常生活中難免要與外國人交流傾計。所以今天我就會分享一些可以用來破冰,展開話題又不會讓對方難接話的 日常英語交流句式 希望幫助大家更容易與外國人交流。 句式1. Oh, have you heard of xxx? 這個是個十分好用,適合用作打開話題。在職場上,你可以說” Oh, have you heard of the trade war?” 這樣可以容易開啟話題,大家亦可以交流不同的看法。另外,就算朋友之間亦很可以說 “Oh, have you heard of the new project launched next month?”,然後再延伸話題。 句式2. How did you get into xxx? 例: How did you get into the xx industry/field? 這句尤其適用於在職場上認識新朋友,你就可以問他們為什麼最初會選擇這個行業,等等。例如  “How did you get into the banking industry? Which banker inspires you the most?” 句式3. Hey, what’s up? What’s up是可以用來打開話題的最好方法,簡單打個招呼後就可以自然地延伸到其他話題。比如說 “What’s up John, how are you doing today?” “Are you ready for the party tonight?” 但注意不要對陌生人使用,不然對方可能覺得你在扮熟。 句式4. What’s your story? 當你剛認識一個新朋友,你可能會跟他分享自己的事,當你分享完後你就可以加句 “speaking of that, what’s your story?” 這樣對方也分享自己的事。特別是你察覺朋友心情不太好,有點失落時,也可以用這一句。 句式5. Wow, this looks awesome. Where did you get it? 每個人都喜歡聽讚美的說話,尤其是第一次認識是讚美對方會讓人留下好的第一印象。當首次遇見時,你不妨稱讚一下對方的襯衫,鞋子等,然後問他們從哪裡買,這樣又能使好感度大添。例如 “Oh I like you bag – where did you get it?” 以上的

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【商業Email 4大伏位】well received原來一直都用錯?!

你以為你識寫Email? 在學校已經學會所有寫Email的技巧? 錯! Email伏位 是料想不到的,如果你擔心的話,打醒十二分精神, 留意以下提醒, 看一看自己有沒有犯過相同的錯誤!!! (1) in due course 是什麼意思? 每個字分開解釋的話,你會覺得好似沒有關係,其實這個詞是解作「在適當的時候」。 通常寫電郵時都有機會見到這組詞彙,例如: The report will be published in due course. 中文意思即是,這報告將在適當的時候刊登。 (2) hardly = 很難? 不少人會誤以為hardly 是指很難,但其實hardly是指幾乎不。 例子: Please make the font size larger as I can hardly read them. 在電郵中,這句是指:「請放大字體,因為我幾乎看不到那些文字。」 (3) well-received = 我已收到? 如果你收到對方的電郵,你想有禮貌回覆對方已經收到,不少打工仔都會回覆Well-received. Thanks! 但你有想過其實這樣寫是奇怪嗎? 不要誤以為well-received是解我已收到! 字典中well-received是解作「Having been greeted or reviewed with approval」通常我們會用在回應一些演講,覺得非常好,指的是「被認同,或者被檢視過之後得到認可」。所以當我們用「well-received」就會變成「我同意你的想法」,而不是「我已收到你的電郵」。 不太自然的回覆是: It was well-received. Well-received with thanks. 比較自然的說法是: Thank you for your email. Your email has been received. (4) Perusal是什麼意思? 這個字是解作: 細讀/仔細研究 例子包括: The latest report is attached for your perusal. 其實這個字其實背後意思的指: 仔細研究,講得俗一點,即是你叫老闆/對方: 請你好似驗屍一般地研究我的附件,感覺有點不自然,所以大家可以直接用for your review/reference,其實會更自然。 筆者覺得寫電郵最重要的是清晰易明(succinct),記住不好為用深字而用大量深字,這樣一來自然能夠KO Email伏位 。 如果有興趣想學更多英文的小知識,可以follow我的Facebook Page 及YouTube Channel (Spencer Lam English Team) 作者簡介:港大一級榮譽畢業,在學期間獲11份獎學金,曾赴英國留學交流。曾任國際銀行MT,2019年放棄銀行工作,全身投入英語教育事業,歷年來教授過千名學生,早前獲香港青年協會邀請擔任2020 DSE工作坊講者。 Facebook 專頁:Spencer Lam English Team 原文刊登於:https://inews.hket.com/article/2665467/%E3%80%90%E6%99%BA%E5%8F%96%E8%8B%B1%E6%96%87-iM%E7%B6%B2%E6%AC%84%E3%80%91Emails%204%E5%A4%A7%E4%BC%8F%E4%BD%8D%E3%80%80well%20received%E5%8E%9F%E4%BE%86%E4%B8%80%E7%9B%B4%E9%83%BD%E7%94%A8%E9%8C%AF–?mtc=20027

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