【Letter of enquiry】如何禮貌又有效地詢問?商業及個人詢問信有咩分別? step by step 教你寫!

Spencer Lam
Spencer Lam
英文補習名師,港大一級榮譽,多年英文補習經驗,歷年來曾教授超過1000名學生,學生遍及各大名校,由初中至成人英語皆可因材施教,獲《TVB 星期日檔案》、《Now TV》、《ViuTV》、《晴報》、《明珠台》、《UMagazine》等專訪
目錄

what is the letter of enquiry ?

Letter of enquiry ( 詢問信 ) 常用於收集信息或向收件人請求信息。 這封信的目的是提出問題並尋求有關特定主題或問題的澄清。


詢問信可用於多種情況:


企業企業可以使用詢問函索取有關產品或服務的信息、詢問工作機會或尋求有關賬單或付款問題的澄清。

個人個人可以使用詢問函來請求有關特定主題的信息,例如旅行安排、產品評論或工作機會。

what is the differences between a business letter of enquiry and a personal letter of enquiry

目的:

  • 商業詢問信 : 是收集與商業交易相關的信息或索取商品或服務
  • 個人詢問信 : 出於個人原因收集信息或索取有關個人事務的信息。


格式:

  • 商業詢問函 : 語氣和結構通常更加正式,具有特定的格式,包括標題、日期、收件人地址、稱呼、正文、結束語和簽名。
  • 個人詢問信 : 不太正式,也可能不遵循特定的格式。


內容:

  • 商業詢價信 : 包括有關所請求的產品或服務的具體細節,例如數量、價格、交貨日期和付款條件。
  • 個人詢問信 : 本質上可能更為籠統,可能包括個人軼事或其他細節。


回复:

商業詢問信 : 通常期望收件人立即回复

個人詢問信 : 可能對時間不太敏感,可能不需要立即回复。

common mistakes :

1. 未能清晰簡潔:

在詢問信中保持清晰、切中要點非常重要。 避免使用過於復雜的語言或包含可能使收件人感到困惑的不必要的細節。


2. 忘記grammar check:

在發送詢問信之前grammar checking。 拼寫、語法和標點符號錯誤可能會讓您顯得不專業,並可能偏離想傳達的信息。


3. 過於非正式:

雖然個人詢問信可能不太正式,但在商業詢問信中保持專業的語氣很重要。 避免使用俚語或過於隨意的語言。


4. 未能提供足夠的信息:

請確保在您的詢問信中包含所有相關信息,例如您的聯繫信息以及與您的請求相關的任何具體詳細信息。


5. 使用不恰當的語氣:

詢問信的語氣會極大地影響收件人對您的信息的看法。 避免使用要求或對抗性的語氣,而要禮貌和專業。

template for business and personal letter of enquiry

template for business letter of enquiry

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Thank you for your assistance and attention in this matter. I look forward to hearing from you in the near future.
Sincerely,

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I am really interested in [insert any further information or queries]. I would highly appreciate it if you could share any information or resources with me.
Thank you for your attention and time. I look forward to hearing from you as soon as possible.
Best wishes,
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