時間管理大師 點寫To-do list:4招快速完成手尾,唔好同老細OT!【職場】

Spencer Lam
Spencer Lam
英文補習名師,港大一級榮譽,多年英文補習經驗,歷年來曾教授超過1000名學生,學生遍及各大名校,由初中至成人英語皆可因材施教,獲《TVB》、《Now TV》、《經濟一週》、《晴報》、《親子王》、《經濟日報》等專訪
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時間管理 小技巧

雖然OT對不少打工仔來說都是個噩耗,但是筆者認為,只要掌握以下四個時間管理的小技巧,便能事半功倍。

當同事還在忙東忙西,抱怨著甚麼時候能下班的時候,你已經快速完成工作,收拾腰包準備下班了。

因此,千萬不要錯過以下面四個實用的小技巧,令打工仔可以有更多時間學好英文。

4個實用時間管理技巧

技巧1: 在工作開始前寫好To-do list及用80/20法則

花80%時間做最重要的事,特別早上最集中時,盡量減少回覆電子郵件或WhatsApp,因為這些都是生產力低的工作。

反而,讀者應該花更多時間在最需思考的工作上,例如寫報告書、檢討改善,因為每天一起身時的生產力最高,可以用作做思考的工作;

而20%時間做其他任務。 筆者認為寫To-do list的最佳時段是工作的前一天。

在To-do list上,應寫上之前尚未完成的工作及即日有待完成的工作。

在開始工作的前一天,若事先安排好要做的工作,能讓自己工作時更有條理,這樣一來可以更好的利用上班時間;

二來,可以更清楚自己的工作進度。

只要安排恰當,基本上就不會出現需要OT的情況了。

筆者推介兩個手機應用程式(App),分別是Asana(可以有不同介面方便使用)及TOGGL(計算時每個任務所需時間)。

技巧2: 制定一個有效的時間表

時間管理

當同時間有很多工作的時候,筆者建議大家為自己制定一個時間表。

時間表中應清楚列出所有有待完成的項目,並要為它們寫上deadline及標記它們的重要程度(例如五顆星為最重要;一顆星則為較不重要。)

有了時間的限制和清楚知道每項工作的優先次序後,工作時能更有方向,不會再感到迷惘,將時間分配到最應該做的事上,將工作效率最大化!

技巧3:善用科技

現今社會科技發達,筆者認為若能夠善用科技,絕對能為你省下不少時間。

例如,不少電郵或通訊軟件,均可以設定自動回覆的功能。

只要你肯花一點時間去設定,之後的電郵或訊息,便就不需要再自己去檢查,然後手動回覆了。

長遠下來,一定能省下不少時間。

技巧4: 擁有良好的作息習慣

時間管理

每人每天都只有24小時,你有沒有想過為什麼有些人總能在相同的時間內,完成更多的工作呢?

其實良好的作息習慣,便是其中一個主要原因。

了解自己是evening type(夜貓型)/或屬於morning type(晨型人)性質。意思是即指夜貓型人,晚上比較集中,生產力比較好。

相反,晨型人在早上比較集中,生產力比較好。

要知道每個人能專注的時段都有所不同,所以要先找出自己專注力處於巔峰的時段。

筆者自己是下午2時左右的時間,頭腦才會開始變得清醒(evening type),所以會將工作集中在下午及晚上完成,而最不能專注的早上,則會用於休息,或做一些不用太集中的事情,如回覆WhatsApp或電郵等。

筆者希望讀者能依照自己的生活模式和習慣,將一天分拆成不同時段,並根據自身的專注程度,去安排不同種類的工作和休息時間。

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