商業英文書信 11個格式部分【全攻略】!!

Spencer Lam
Spencer Lam
英文補習名師,港大一級榮譽,多年英文補習經驗,歷年來曾教授超過1000名學生,學生遍及各大名校,由初中至成人英語皆可因材施教,獲《TVB》、《Now TV》、《經濟一週》、《晴報》、《親子王》、《經濟日報》等專訪
目錄

現今社會已經轉成了數碼年代,很多紙筆工具已經被取代。
不過,在商業社會中,雖然已經有email,但商業英文書信依然存在。
這篇文章就是要和大家探討商業英文書信

商業英文書信

什麽是商業英文書信

英文商業書信就是以商業英語口吻寫成的信件。它適用於商業上溝通。
另外,它們是比較正式formal而且通常會跟隨既定的格式以及寫法。
它們包括:銷售宣傳信、查詢信、投訴信、警告信等等。

讓我們一起一文拆解吧!

商業英文書信格式

收件人地址

通常使用在頂部某處印有公司名稱和地址等。 如果您使用普通紙,您需要輸入公司名稱、地址、電話號碼、傳真號碼和電子郵件地址

參考編號

在商業中,一封信將由一個參考號識別 – 因此您可以根據需要輕鬆找到它。 在信件開始之前,您會看到“Our Ref:”,然後填寫相應的身份證明。 您還將看到“您的 Ref!”——這僅適用於作者已經寫信給您並用參考編號標識了他們的信件的情況。如果他們有,只需複制它。

日期

這應該寫在發件人地址的下方。 可以使用英式和美式兩種格式。

英式

美式

1st July 2022

July 1st 2022

1 July 2022

July 1 2022

收件人的姓名和地址

收件人的全名和職位,以及公司的名稱和地址,應該寫在頁面的左上角。

例如:

Mr Jason Chan

Sales Manager

ABC Company

2/F XYZ Building

123 ABCXYZ Street

Hong Kong

稱呼

Dear Mr Wong

Dear Ms Cheung (“Ms” 可用於單身和已婚女性)

Dear Sir or Madam (在稱呼您不知道姓名的人時)

如果您正在向公司或部門致辭,您可以使用以下稱呼:

Dear Sirs (British convention)

Gentlemen (American convention)

信件主旨

這是一個可選的標題,說明了信件的內容。 它通常帶有下劃線,但沒有必要這樣做。

Main body line

這封信分為幾段,每段處理內容的一個特定方面。

Complimentary close

對於您知道姓名的收件人,您應該使用以下其中一項簽名:

  1. Yours sincerely
  2. Yours truly 
  3. Sincerely yours

對於您不知道姓名的收件人,您應該使用:

  1. Yours faithfully
  2. Yours truly 

寄件人名字與簽名

這在商業信函中至關重要,因為收件人有權忽略未簽名的信件您可以為自己或您的公司簽名。 在這兩種情況下,都應包括您的全名和頭銜

Yours sincerely

(your signature)

Chris C.H Ho

Administrative Assistant

Enclosure

如果您在信中附上了一些東西,您應該在信的左下角註明,在發件人簽字下方大約兩行。

Enclosure

Encl

Enclosures: Catalogue

Reply from Carbon Copy

如果要將信件的副本發送給其他人,則應在“附件”下方幾行添加縮寫“cc”,如果沒有“附件”,則應在簽字後添加

商業英文書信排版

Full-blocked layout

所有格式都是置左邊

Date

Recipient’s name 

and address

Salutation

Subject line

Main body

Complimentary Close

Signature

Sender’s name

Sender’s title

Enclosure

Carbon Copy

Blocked layout

Date

Recipient’s name 

and address

Salutation

Subject line

Main body

Complimentary Close

Signature

Sender’s name

Sender’s title

Enclosure

Carbon Copy

Indented layout

Date

Recipient’s name 

and address

Salutation

Subject line

     Main body

Complimentary Close

Signature

Sender’s name

Sender’s title

Enclosure

Carbon Copy

Square-blocked layout

Date

Recipient’s name 

and address

Salutation

Subject line

     Main body

Complimentary Close

Signature

Sender’s name                             Enclosure

Sender’s title                          Carbon Copy

Simplified layout

Date

Recipient’s name 

and address

Subject line

Main body

Signature

Sender’s name                             

Sender’s title

Enclosure

Carbon Copy

如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook pageIG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多!

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