August 22, 2022

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【商業英文書信】11個部分格式【全攻略】

商業英文書信 現今社會已經轉成了數碼年代,很多紙筆工具已經被取代。 不過,在商業社會中,雖然已經有email,但商業英文書信依然存在。 這篇文章就是要和大家探討商業英文書信。 什麽是商業英文書信 英文商業書信就是以商業英語口吻寫成的信件。它適用於商業上溝通。另外,它們是比較正式formal而且通常會跟隨既定的格式以及寫法。它們包括:銷售宣傳信、查詢信、投訴信、警告信等等。 讓我們一起一文拆解吧! 商業英文書信格式 收件人地址 通常使用在頂部某處印有公司名稱和地址等。 如果您使用普通紙,您需要輸入公司名稱、地址、電話號碼、傳真號碼和電子郵件地址 參考編號 在商業中,一封信將由一個參考號識別 – 因此您可以根據需要輕鬆找到它。 在信件開始之前,您會看到“Our Ref:”,然後填寫相應的身份證明。 您還將看到“您的 Ref!”——這僅適用於作者已經寫信給您並用參考編號標識了他們的信件的情況。如果他們有,只需複制它。 日期 這應該寫在發件人地址的下方。 可以使用英式和美式兩種格式。 英式 美式 1st July 2022 July 1st 2022 1 July 2022 July 1 2022 收件人的姓名和地址 收件人的全名和職位,以及公司的名稱和地址,應該寫在頁面的左上角。 例如: Mr Jason Chan Sales Manager ABC Company 2/F XYZ Building 123 ABCXYZ Street Hong Kong 稱呼 Dear Mr Wong Dear Ms Cheung (“Ms” 可用於單身和已婚女性) Dear Sir or Madam (在稱呼您不知道姓名的人時) 如果您正在向公司或部門致辭,您可以使用以下稱呼: Dear Sirs (British convention) Gentlemen (American convention) 信件主旨 這是一個可選的標題,說明了信件的內容。 它通常帶有下劃線,但沒有必要這樣做。 Main body line 這封信分為幾段,每段處理內容的一個特定方面。 Complimentary close 對於您知道姓名的收件人,您應該使用以下其中一項簽名: Yours sincerely Yours truly  Sincerely yours 對於您不知道姓名的收件人,您應該使用: Yours faithfully Yours truly  寄件人名字與簽名 這在商業信函中至關重要,因為收件人有權忽略未簽名的信件您可以為自己或您的公司簽名。 在這兩種情況下,都應包括您的全名和頭銜 Yours sincerely (your signature) Chris C.H Ho Administrative Assistant Enclosure 如果您在信中附上了一些東西,您應該在信的左下角註明,在發件人簽字下方大約兩行。 Enclosure Encl Enclosures: Catalogue Reply from Carbon Copy 如果要將信件的副本發送給其他人,則應在“附件”下方幾行添加縮寫“cc”,如果沒有“附件”,則應在簽字後添加 商業英文書信排版 Full-blocked layout 所有格式都是置左邊 Date

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