商業 英文 email 【終極指南】7個章節讓你精通!

Spencer Lam
Spencer Lam
英文補習名師,港大一級榮譽,多年英文補習經驗,歷年來曾教授超過1000名學生,學生遍及各大名校,由初中至成人英語皆可因材施教,獲《TVB》、《Now TV》、《經濟一週》、《晴報》、《親子王》、《經濟日報》等專訪
目錄

這篇完整指南將會包括一切商業 英文 Email 的知識。

不論你是初出茅廬的年輕人,還是在社會打滾了十多年的成年人。

只要你對商業 英文 Email、商業 英文 書信、英文email開場白等有問題。

這篇終極指南都會一一解答!

商業 英文 Email

章節一:優化 Email 標題

不論是Email Headline、Email 主旨、Email 標題,其實描述的東西都是一摸一樣!

Email 標題就是任何人點開Email第一眼看到的東西。

所以Email 主旨寫得差,人們可能會錯過你的電郵,導致商業活動收阻礙!

不過,你知道嗎?

其實有三大方式優化你的電郵主旨!

技巧一:關鍵字眼前置

由於你不知道對方的電腦或手機可以顯示subject line中的多少個字。

因此,記得把最重要的信息放在最開頭。 否則,重點很有可能被對方忽略了。

例如:

<Can you check the status of my order?> 這樣的主旨是有傳達到作者想要做的事,但若可以更進一步直接在主旨提供訂單編號及下單日期,相信讀者可以更快協助確認訂單狀態。
 
<Please check order #HK5257 placed on 9/22>

技巧二:適當加入截止時間

有人説,人是有惰性的。

這句話是否正確?

小編並沒有任何答案。

不過,若時間上有急迫性,可將截止時間寫在主旨內,有助於促使對方做及時的處理。

例如:

Engineering Drawing needs correction – Please respond by 9/22

技巧三:短化句子

收件箱一般能顯示Email標題的60個字符左右,而手機版則只能顯示25到30個字符。 因此,Email的標題切忌過長,最多7-8個字。

章節二:電郵格式一眼看清

由於商業 英文 email 顧名思義就是以商業風格行文,所以它們是比私人信件更formal。

Formal則意味住有不少標準格式需要跟從。

Saluatation/稱謂

在商業信函中,您使用姓氏稱呼個人

説多無謂,直接來看例子:

Dear Mr Lam

Dear Ms Ho  (“Ms” 可以用在已結婚/未結婚)

Dear Sir or Madam (如果你不知道收件人的名字)

To Whom it may concern (如果你不知道收件人的名字)

Main Body/正文

不用過多解釋,就是email的主要內容。

Complimentary close/
結束敬語

如果你知道收件人的名字,你便可以用以下任何一個結束敬語:

  1. Yours sincerely
  2. Yours truly
  3. Sincerely yours

如果你知道收件人的名字,你便可以用以下任何一個結束敬語:

  1. Yours faithfully
  2. Yours truly

Sender‘s name/寄件人姓名

比較正式的名字寫法可以是:

Eric T.H.Chan

或者我們可以寫公司名稱(如果有需要)

ABC Co Ltd

Sender‘s title/寄件人職位

簡單寫下你的職位就可以。

例如:HR manager

如果上述的寄件人名稱寫公司,則不需要寫職位

章節三:電郵排版

你已經知道每一部分格式需要寫什麼。

現在就是要把所有東西組合一起。

世界上有很多不同種類的排版。

這裏會提及商業 英文 email會使用的排版

Full-Blocked layout

所有東西都靠左。

例如:

Salutation

Main body Paragraph 1

Main body Paragraph 2

Complimentary close

Sender’s name

Sender’s title

Blocked layout

Complimentary close, sender’s name & sender’s title 都是在中間開始

Salutation

Main body Paragraph 1

Main body Paragraph 2

                                Complimentary close

                                Sender’s name

                                Sender’s title

Indented layout

所有main body paragraph都會有空格在前面

Salutation

Main body Paragraph 1

Main body Paragraph 2

                                Complimentary close

                                Sender’s name

                                Sender’s title

章節四:電郵種類:商業交易

你想在已經知道大概一篇Business Email要如何撰寫。

現在開始將會細分好幾種不同的商業電郵。

按每一種電郵說明注意事項。

第一種電郵種類是商業交易

商業交易可能會包括:詢問折扣、資訊或者要求翻新工程。

Business Enquiries/業務查詢

有時候可以簡單介紹你的公司是什麼行業,這樣會令到收件人更加嚴肅處理你的查詢。

說明清楚你要什麼,例如:報價表、折扣優惠等。

記得在郵件中包含你要人向誰回覆這份email。

業務查詢 電郵範例

例如你在詢問電腦資訊以及折扣優惠

電郵範例

To whom it may concern,

We are currently looking for suitable computer hardware to upgrade our office computers. We are very interested in ABC’s renowned products. Therefore, we intend to purchase 40 of your computers. Please send us the relevant catalogs listed with retail and bulk purchase prices.

Should there is any update, please give me a call at 12345678.

Jason Chan

Manager

XYZ Co Ltd

Reply to enquiries/回復查詢

參考收件人提出的查詢及其日期
有條不紊地逐一回答潛在客戶的問題
如果您不得不拒絕詢問者的請求,請提供理由或替代方案

回復查詢 電郵範例

假如你在介紹新產品以回復查詢

電郵範例

Dear Mr Lam,

Thank you for your letter enquiring about our new products.

We are pleased to introduce to you our new product ABC. All items are stylish, with something for everybody’s taste. Most importantly, they don’t just look good, they are highly functional.

We are enclosing a brochure of our product range. If you have any questions please call Mr. Lo, our sales representative, who will be happy to help you. Or, you can visit any of our showrooms and shop for your favorite items.

Yours sincerely,

Chris Ho

Sales Manager

章節五:電郵種類:銷售和促銷

一封傳統銷售Email應該有以下元素:

  1. 引起興趣
  2. 創造慾望
  3. 建立自信
  4. 誘導行動

銷售郵件 電郵範例

假如你向新客戶介紹車輛維修服務

電郵範例

Dear Mr. Cheung,

Congratulations on your new car purchases!

As we are sure your care about your car as much as you enjoy driving it, we would like to take this opportunity to introduce our car maintenance service. We at ABC Car Maintenance Service have been serving our customers for over 20 years. Our business policy has always aimed to provide every customer with professional, fast, and efficient service. Our experience and business history have made us a leading name among our service centers, you will experience for yourself our staff’s expertise and friendliness and the kind of attention that will make you a happy customer.

we have pleasure in enclosing a coupon and hope you will take full advantage of this exceptional trial offer. My assistant Mr. David Cheung and I are looking forward to seeing you here.

Yours sincerely,

Ivan Cheung

ABC Car Maintenance Service

章節六:電郵種類:投訴郵件

記住全程保持禮貌以及肯定的語調。

不要假設收件人就是要罵的那個人。

寫清楚要什麽後續服務而不是宣泄憤怒。

寫清楚那件物品/服務是什麽,什麽時候、哪裏購買。

產品/服務有什麽問題

投訴郵件 電郵範例

假如你不滿意產品素質

電郵範例

Dear Mr. Wong,

We regret to notify you that the computers we purchased from you on 17th April ,2022 ,and were delivered on 20th April 2022, are not functioning as described in the operating manual and are causing a lot of problems.

According to the operating manual, your computers should function normally even when connected with our system. However, this is not the case and thus they are costing us extra time and money.

We hope you will send your technicians to take care of the problem or exchange the computers for us.

Yours sincerely,

Oscar Chan

IT department manager

回復投訴郵件 電郵範例

假如你的產品還未送到而收到投訴

電郵範例

Dear Mr. So,

We are sorry to learn that your container of Lemon Honey has not yet arrived. As we have not heard anything from our carrier about delays in transit, your letter came as a surprise. We again apologise for not having been able to inform you in advance of this delay. We are taking up this whole question with our carrier to make sure this will not happen again and to make arrangement to deliver your goods as soon as possible

Yours sincerely,

Chloe Yam

XYZ Co Ltd deliver team manager

章節七:電郵種類:管理和行政

1)當您代表公司寫作時,語氣尤為重要。 在寫出求職信、宣布加薪升職等有利的信函時,適當的鼓勵和表揚會提振相關員工的士氣

2) 第一段應包括準確的日期和數字,例如晉升的開始日期、職級或加薪百分比等。

3) 在降級、解僱、警告或拒絕的情況下任何形式的,即使有關員工非常不滿意,也永遠不要私人化。 準確而委婉地解釋這種行為的原因。 始終對這種情況表示關心和同情。 有時需要某種形式的鼓勵或建議。

4)這類信件不僅給出事實,而且顯示公司評價員工績效的方法和標準。

聘請信 電郵範例

假如你決定聘請一個人

電郵範例

Dear Mr. Lam,

Thank you for attending the interview. I am pleased to offer you the post pf Promotion Supervisor commencing on  12 June 2022.

Your duties will mainly include marketing and business analysis and you will report directly to the Marketing Manager, Ms. Rachel Leung. Your starting salary will be $18000 for the first three months, subject to adjustment thereafter and to be reviewed annually. Your benefits include a year-end bonus, paid leave, overtime pay, medical insurance and other benefits stated in the employees’ pamphlet.

Please confirm that you accept by replying to this email.

Christy Tam

Human Resources Manager

ABC Co Ltd

如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook pageIG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多!

Share:
Facebook
LinkedIn
Twitter
最新文章
【小學英文Grammar】6大重點item|一文看清!【深度好文】

小學英文Grammar 英文是香港學生第一個接觸的第二語言,而且是打開世界大門的一個關鍵語言。 小編明白家長會擔心自己小孩的英文grammar學不好。 又或者覺得英文grammar很混亂,有太多部件! 這篇文章囊括小一、小二、小三、小四、小五、小六英文重點文法,一文看清! 小學英文Grammar 重要性 學習英文文法是英語學習的重要部分,尤其是在小學階段。 文法是語言的基本結構,掌握文法可以幫助學生建立英語基礎,並增強他們的聽、說、讀、寫能力。 首先,掌握文法可以幫助學生正確地使用英文。 學習名詞、動詞、形容詞、副詞等基本文法規則,可以幫助學生避免語法錯誤,更能流暢地表達自己。 其次,掌握文法可以提高學生的閱讀理解能力。 了解文法結構可以幫助學生更好地理解文章內容,並更容易地解決文章中的疑難問題。 此外,掌握文法可以幫助學生寫出更好的作文。 了解文法結構可以幫助學生建立正確的句子結構,並使他們的文章更具有連貫性和流暢性。 另外,掌握文法也可以幫助學生在聽力和口語溝通中更加流暢。 了解文法結構可以幫助學生聽得懂英語對話並更自然地回答問題。 小學英文Grammar 重點 小學階段應學習的英文文法 A. 名詞 B. 動詞 C. 形容詞 D. 副詞 E. 感嘆詞 F. 時態 小學英文文法:名詞 名詞是英文學習中重要的一環,它是一種代表人、事物、地點、概念等的詞。在小學階段,學習名詞是非常重要的,因為它是英文句子的主要成分。 首先,學習名詞的時候要注意名詞的數。 英文有單數和複數兩種形式。單數名詞表示一個人或事物,如”book”(書);複數名詞表示多個人或事物,如”books”(書籍)。 學生們應該學會如何將單數名詞轉換為複數形式,並且要熟悉常見的名詞複數形式的規則。 其次,學習名詞的時候還要注意名詞的形容詞。形容詞是用來修飾名詞的詞,如”big”(大的),”green”(綠色的)。 學生們應該學會如何正確地使用形容詞來修飾名詞。 此外,學習名詞的時候還要注意名詞的格。 英文有主格、所有格、受格等三種格。主格是主要主語,如”I”(我);所有格是所有物,如”my”(我的);受格是受詞,如”me”(我)。 學生們應該學會如何正確地使用不同格來構成句子。 最後,學習名詞的時候還要注意名詞的分類。 英文有可數名詞和不可數名詞兩種類型。可數名詞表示可以計數的東西,如”book”(書);不可數名詞表示不能計數的東西,如”water”(水)。 學生們應該學會如何分辨可數名詞和不可數名詞,並且要熟悉常見的不可數名詞的用法。 小學英文文法:動詞 動詞是英文句子中的靈魂,它是用來表示動作或狀態的詞。 在小學階段,學習動詞是非常重要的,因為它是英文句子的核心成分之一。 首先,學習動詞的時候要注意動詞的時態。 英文有現在式、過去式、未來式等時態。現在式表示現在的動作,如”eat”(吃);過去式表示過去的動作,如”ate”(吃);未來式表示將來的動作,如”will eat”(將會吃)。 學生們應該學會如何使用不同時態的動詞來構成句子。 其次,學習動詞的時候還要注意動詞的變化。 英文有動詞的原形、過去式、過去分詞等變化。學生們應該學會如何將動詞轉換成不同變化,並且要熟悉常見的動詞變化規則。 此外,學習動詞的時候還要注意動詞的用法。 英文有不定詞、分詞、動名詞等用法。不定詞是動詞原形,如”eat”(吃);分詞是動詞的過去分詞形式,如”eaten”(吃);動名詞是動詞的名詞形式,如”eating”(吃)。 學生們應該學會如何使用不同用法的動詞來構成句子。 總之,學習動詞是英文學習中重要的一部分,在小學階段應該加強。 學生們應該學會動詞的時態、變化、用法等知識,並且多加練習,才能在學習英文中取得更好的成績。 小學英文文法:形容詞 形容詞是語言中修飾的部分,它是用來形容名詞或代名詞的詞。 在小學階段,學習形容詞是非常重要的,因為它是英文句子的重要成分之一。 首先,學習形容詞的時候要注意形容詞的順序。英文有定語形容詞和狀語形容詞兩種類型。 定語形容詞位於名詞前,用來修飾名詞,如”the big cat”(那隻大貓);狀語形容詞位於動詞前或名詞後,用來修飾動詞或名詞,如”the cat is big”(那隻貓是大的)。 學生們應該學會如何使用不同順序的形容詞來構成句子。 其次,學習形容詞的時候還要注意形容詞的比較級和最高級。 英文有一些形容詞需要使用比較級和最高級來形容。比較級表示與其他事物相比更強烈的程度,如 “bigger” (更大);最高級表示與其他事物相比最強烈的程度,如 “biggest” (最大)。 學生們應該學會如何使用比較級和最高級來形容事物。 此外,學習形容詞的時候還要注意形容詞的用法。 英文有一些形容詞是只能用在特定的名詞或動詞前,而有些則是可以用在任何名詞或動詞前。 例如 “daily” (每日的) 只能用在名詞前,而 “happy” (高興的) 則可以用在名詞或動詞前。 學生們應該學會形容詞的用法,並且多加練習,才能在學習英文中取得更好的成績。 總之,學習形容詞是英文學習中重要的一部分,在小學階段應該加強。 學生們應該學會形容詞的順序、比較級和最高級、用法等知識,並且多加練習,才能在學習英文中取得更好的成績。 小學英文文法:副詞 副詞是語言中另一個修飾部分,它是用來修飾動詞、形容詞、其他副詞或整個句子的詞。 在小學階段,學習副詞是非常重要的,因為它是英文句子的重要成分之一。 首先,學習副詞的時候要注意副詞的順序。 英文副詞的位置有所不同,有些副詞位於動詞前,有些則位於動詞後。例如 “quickly” (快地) 位於動詞前, “He runs quickly”

閱讀全文 »
【英文補習 離島區】英文補習課程推薦!【懶人包】

離島區補習社包括: 長洲、坪洲、大嶼山(包括東涌)、南丫島 離島區補習社邊間好 啓薈教育中心 新界長洲大新街36號地下 綠色補習中心 新界長洲新興後街166號地下 2981 1113 昇薈教室 新界大嶼山東涌迎康街1號昇薈 1樓9B號舖 新翰軒語言教育中心 新界東涌逸東街8號逸東邨逸東商場 1樓101號舖 2666 5905 離島區英文補習班 類型 如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook page同IG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多! PrintFriendly

閱讀全文 »
【英文補習 西貢區】英文補習課程推薦!【懶人包】

西貢區補習社包括: 清水灣、西貢、 大網仔、 將軍澳、 坑口、調景嶺、 馬游塘 西貢區補習社邊間好 毅思勉學習中心 新界西貢匡湖居商場地下B1號舖 2335 1261 樂兒優才教育中心 新界將軍澳培成路8號南豐廣場一樓 B61及B136號鋪 2209 4963 歡欣教育中心 新界將軍澳坑口村17A地下DD224LOT505 2335 0369 汀洱教育中心 新界將軍澳培成路8號南豐廣場平台一樓B165、B173 及B173A號舖   柏明頓教育中心(坑口) 新界將軍澳培成路18號海悅豪園購物商場 地下上層UG19號舖   西貢區英文補習班 類型 如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook page同IG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多! PrintFriendly

閱讀全文 »
【英文補習 北區】英文補習課程推薦!【懶人包】

北區補習社包括: 粉嶺、聯和墟、 上水、 石湖墟、 沙頭角、鹿頸、 烏蛟騰 北區補習社邊間好 Best Learning Centre The Fanling Gdn, Fanling 2675 8218 昊翰教育中心 新界粉嶺新運路33號粉嶺中心購物商場地下140-141號舖   源創教育中心 新界粉嶺馬適路3號綠悠軒商場2樓17B號舖 2777 6266 樂天英語學習中心 新界上水智昌路3號上水中心商場 L1-1001號舖 2670 9977 榮譽教育中心 新界上水彩園邨彩玉樓314及 316號舖 2673 0755 北區英文補習班 類型 如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook page同IG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多! PrintFriendly

閱讀全文 »
【英文補習 葵青區】英文補習課程推薦!【懶人包】

葵青區補習社包括: 葵涌、青衣 葵青區補習社邊間好 潛能教育中心 葵芳廣場地下10號鋪 2618 9822 大進學習中心 葵涌新界葵涌盛芳街7號葵芳商業中心7樓4室 3160 8720 高思考學習中心 葵涌葵興路100號葵涌中心商場一樓 3595 2145 葵青區英文補習班 類型 如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook page同IG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多! PrintFriendly

閱讀全文 »
文章分類