August 9, 2022

你是否在煩惱怎麽撰寫一封投訴信或者回復一封投訴信？ 這篇文章將會一一告訴你。 包括：投訴信英文上款/投訴信英文下款/投訴信標題等 投訴信 記住全程保持禮貌以及肯定的語調。 不要假設收件人就是要罵的那個人。 寫清楚要什麽後續服務而不是宣泄憤怒。 寫清楚那件物品/服務是什麽，什麽時候、哪裏購買。 產品/服務有什麽問題 投訴信英文標題 投訴信標題只需簡單了當！ 例如：Letter of complaint 便可以。 如果你想更詳細你可以在後面加少少字眼或者日期。 投訴信服務態度 英文範例 電郵範例 Dear Ms. Wong, Thank you for reading my letter. Last Sunday(11th July 2022) was my classmate Mary’s birthday. We went to your restaurant to celebrate Mary’s birthday. But your restaurant was not good as I expected. We couldn’t tolerate that restaurant at all. The service was horrible, and the food was awful. The most unbearable was the hygiene of the restaurant terrible, we felt very disgusting. We complained about the waiter’s food, hygiene, and service. But his attitude was very proud, and he ignored us. It was really provoking! Finally, the waiter drove us away. How dare he was! All of us were very angry. I doubt whether I will come to your restaurant or not. May I know if there is any follow-up action that the restaurant will take?Yours sincerely,Thomas Pok 投訴信英文回覆 範例 假如你的產品還未送到而收到投訴 電郵範例 Dear Mr. So, We are sorry to learn that your container of Lemon Honey has not yet arrived. As we have not heard anything from our carrier about delays in transit, your letter came as a surprise. We again apologise for not having been able to inform you in advance of this delay. We are taking up this whole question with our carrier to make sure this will not happen again and to make arrangement to deliver your goods as soon as possible Yours sincerely, Chloe Yam XYZ Co Ltd deliver team manager 如果大家有什麼英文問題，如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試，成人英文/商業英文的知識及英文資源，歡迎你可以隨時再跟我多交流一下，可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook page同IG得到更多英文資訊，亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多!

這篇完整指南將會包括一切商業 英文 Email 的知識。 不論你是初出茅廬的年輕人，還是在社會打滾了十多年的成年人。 只要你對商業 英文 Email、商業 英文 書信、英文email開場白等有問題。 這篇終極指南都會一一解答！ 章節一：優化 Email 標題 不論是Email Headline、Email 主旨、Email 標題，其實描述的東西都是一摸一樣！ Email 標題就是任何人點開Email第一眼看到的東西。 所以Email 主旨寫得差，人們可能會錯過你的電郵，導致商業活動收阻礙！ 不過，你知道嗎？ 其實有三大方式優化你的電郵主旨！ 技巧一：關鍵字眼前置 由於你不知道對方的電腦或手機可以顯示subject line中的多少個字。 因此，記得把最重要的信息放在最開頭。 否則，重點很有可能被對方忽略了。 例如： <Can you check the status of my order?> 這樣的主旨是有傳達到作者想要做的事，但若可以更進一步直接在主旨提供訂單編號及下單日期，相信讀者可以更快協助確認訂單狀態。 <Please check order #HK5257 placed on 9/22> 技巧二：適當加入截止時間 有人説，人是有惰性的。 這句話是否正確？ 小編並沒有任何答案。 不過，若時間上有急迫性，可將截止時間寫在主旨內，有助於促使對方做及時的處理。 例如： Engineering Drawing needs correction – Please respond by 9/22 技巧三：短化句子 收件箱一般能顯示Email標題的60個字符左右，而手機版則只能顯示25到30個字符。 因此，Email的標題切忌過長，最多7-8個字。 章節二：電郵格式一眼看清 由於商業 英文 email 顧名思義就是以商業風格行文，所以它們是比私人信件更formal。 Formal則意味住有不少標準格式需要跟從。 Saluatation/稱謂 在商業信函中，您使用姓氏稱呼個人 説多無謂，直接來看例子： Dear Mr Lam Dear Ms Ho  (“Ms” 可以用在已結婚/未結婚) Dear Sir or Madam (如果你不知道收件人的名字) To Whom it may concern (如果你不知道收件人的名字) Main Body/正文 不用過多解釋，就是email的主要內容。 Complimentary close/結束敬語 如果你知道收件人的名字，你便可以用以下任何一個結束敬語： Yours sincerely Yours truly Sincerely yours 如果你不知道收件人的名字，你便可以用以下任何一個結束敬語： Yours faithfully Yours truly Sender‘s name/寄件人姓名 比較正式的名字寫法可以是： Eric T.H.Chan 或者我們可以寫公司名稱(如果有需要) ABC Co Ltd Sender‘s title/寄件人職位 簡單寫下你的職位就可以。 例如：HR manager 如果上述的寄件人名稱寫公司，則不需要寫職位 章節三：電郵排版 你已經知道每一部分格式需要寫什麼。 現在就是要把所有東西組合一起。 世界上有很多不同種類的排版。 這裏會提及商業 英文 email會使用的排版 Full-Blocked layout 所有東西都靠左。 例如： Salutation Main body Paragraph 1 Main body Paragraph 2 Complimentary close Sender’s name Sender’s title Blocked layout Complimentary close, sender’s name & sender’s title 都是在中間開始 Salutation Main body Paragraph 1 Main body Paragraph 2                                 Complimentary close                                 Sender’s name                                 Sender’s title Indented layout 所有main body paragraph都會有空格在前面 Salutation Main body Paragraph 1 Main body Paragraph 2                                 Complimentary close                                 Sender’s name                                 Sender’s title 章節四：電郵種類:商業交易 你想在已經知道大概一篇Business Email要如何撰寫。 現在開始將會細分好幾種不同的商業電郵。 按每一種電郵說明注意事項。 第一種電郵種類是商業交易 商業交易可能會包括：詢問折扣、資訊或者要求翻新工程。 Business Enquiries/業務查詢 有時候可以簡單介紹你的公司是什麼行業，這樣會令到收件人更加嚴肅處理你的查詢。 說明清楚你要什麼，例如：報價表、折扣優惠等。 記得在郵件中包含你要人向誰回覆這份email。 業務查詢 電郵範例 例如你在詢問電腦資訊以及折扣優惠 電郵範例 To whom it may concern, We are currently looking for suitable computer hardware to upgrade our office computers. We are very interested in ABC’s renowned products. Therefore, we intend to purchase 40 of your computers. Please send us the relevant catalogs listed with retail and bulk purchase prices. Should there is any update, please give me a call at 12345678. Jason Chan Manager XYZ Co Ltd Reply to enquiries/回復查詢 參考收件人提出的查詢及其日期有條不紊地逐一回答潛在客戶的問題如果您不得不拒絕詢問者的請求，請提供理由或替代方案 回復查詢 電郵範例 假如你在介紹新產品以回復查詢 電郵範例 Dear Mr Lam, Thank you for your letter enquiring about our new products. We are pleased to introduce to you our new product ABC. All items are stylish, with something for everybody’s taste. Most importantly, they don’t just look good, they are highly functional. We are enclosing a brochure of our product range. If you have any questions please call Mr. Lo, our sales representative, who will be happy to help you. Or, you can visit any of our showrooms and shop for your favorite items. Yours sincerely, Chris Ho Sales Manager 章節五：電郵種類:銷售和促銷 一封傳統銷售Email應該有以下元素： 引起興趣 創造慾望 建立自信 誘導行動 銷售郵件 電郵範例 假如你向新客戶介紹車輛維修服務 電郵範例 Dear Mr. Cheung, Congratulations on your new car purchases! As we are sure your care about your car