職場 英文 100%實用 唔睇會後悔【懶人包】

Spencer Lam
Spencer Lam
英文補習名師,港大一級榮譽,多年英文補習經驗,歷年來曾教授超過1000名學生,學生遍及各大名校,由初中至成人英語皆可因材施教,獲《TVB》、《Now TV》、《經濟一週》、《晴報》、《親子王》、《經濟日報》等專訪
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職場上總會遇到需要講英文,找同事或主管幫忙的時候,該怎麼提出請求,才能不失職場禮儀與專業呢?面對不同的工作狀況,有哪些情況需要 職場 英文 呢?

以下向大家列出不同的狀況以及所需要用到的英文

職場 英文

公司開會 英文

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大家開會時有機會可能會用到英文,但好多時都只會一些很簡單的英文,例如,I think…. I think… 如果想成為英文達人,今天我會share 6個必學和十分有用的 職場 英文 ,可以開會運用一下。

(1) Why don’t we do this?

如果你想表達意見時,除了用I think…. 之外,其實還有其他表達方法! 你可以嘗試問問題:

  • Why don’t we do it? (Why don’t we verb..?)
  • How about doing it?

另外,你亦可以用以下的方式表達英文:

  • It seems to me that…
  • From my perspective, ….

(2) Get down to the business

Get down to the business的意思是開始做野!!

例句-

We don’t have much time left, so let’s get down to the business!

或是如果你好想叫你同事認真工作,不想他再偷懶,你也可以說:

Let’s get down to the business.
意思是不要再跟我說話了,我們開始認真工作吧!

(3) Meet up

Meet up這個字意思是開會,和meeting (noun) 意思一樣,只是詞性不同。Meet up的用法是十分多元化的:

meet up with…=跟人…開會

meet up at/in= 在..(地點)..開

meet up at…=在..(時間)..

例句-
Let’s meet up at 4 pm in the conference room for the new project.

(4) Give the green light

開始做projects時,我們需要老闆或其他部門批准資金開始進行項目。上層主管的英語是the management,而give the green light直接翻譯是放綠燈,意思是批准。

例句-

After the management gives the green light, we can hold further meetings with other departments.

(5) Team up with

平時我們經常說collaborate, cooperate 等字眼去表示合作,相信很多讀者都很熟悉。但這些字都很長,而且比較書面語。講得多也不太順口,所以我們通常都會說用team up with這個字去表示合作。

例句-
We will team up with them in September.

(6) Outsource a task

很多時,公司是都無法把所有事情自己做的 (又或者為了節省成本,好似多間銀行近年都將不少部門outsource比香港以外的地方),所有很多時都會把項目外包給其他公司。這時候我們就可以說outsource a task,外判出去。

例句-

Since the business team cannot deal with so many tasks at the same time, we will outsource some tasks to other companies.

開會時竟然不應該講這句英文?…..

職場 英文

隨着畢業季的來臨,即是fresh grad的同學也即將踏足社會,所以今天我們就來說說一些關於開會的商業英語吧!

開會時會用到甚麼英文 :

問人有沒有空:

首先,要約人開會先有問人有沒有空,以下有數個問法:

I. When would be a good time for you? /When will you be available?
什麼時候會比較適合你?/ 你什麼時候有空呢?

II. Would you be available on the 25th?
你25號有空嗎?

III. How does next Wednesday sound to you?
你覺得下星期三怎麼樣?

IV. Could we meet next Tuesday?
我們可以下星期二見面嗎?

好多人曾問過,點解本身都不是過去,但都要用past tense (過去式)呢?

注意用would/could會比較有禮貌,跟客戶溝通時記住要用would/could啊!

如果沒有時間,再約:

如果他們沒有時間,你也可以帶出其他選擇:

I. Is this Friday ok for you?
這個星期五可以嗎?

除了問 Is… ok for you? 這個句式之外,你都可以多用其他不同類型句式,包括:

II. What about the coming Thursday?
那麼接著的星期四呢?

III. I was wondering if we could meet at 4:00 pm today?
我想知道我們是否可以在今天下午 4:00 見面?

IV. Why not meet at 4:00 pm today?
為什麼不在今天下午 4:00 見面?

打招呼:

開始會議前可以先打招呼,比如說

I. Good morning / good afternoon

(通常比較formal的會議都不是用hello打招呼的)

II. It looks like everyone’s here, so let’s get started.

看起來所有人都來了,那麼我們開始吧。

提及開會目的:

然後我們要講開會目的是什麼,你可以這樣說:

I. We’re here today to discuss …
我們今天一齊討論……

II. The aim of the meeting is to …
這次會議的目的是……

III. I’ve called this meeting to…

我召開這次會議是想……

總結:

最後,結束會議時你可以簡短總結會議內容,感謝所有人的參與然後才結束

I. To sum up,……

To wrap up, …

總結來說…..

II. Thank you all for attending this meeting.

感謝你們的參與

III. The meeting has finished

這會議已結束

返工寫好* business email * 就易升職?

職場 英文

日常生活中我們經常用到email作溝通工具,特別是 職場 英文 email上,因此大家要特別小心如何正確地寫’ business email ‘,因為很多時候都是給上司/客戶或合作夥伴看的,如果寫錯了或用錯字不免會令他們質疑你的工作能力,所以今天我將會跟大家分享一些值得注意的地方以及如何寫一封正確的’ business email ‘。

I. 敬啟者(To whom it may concern)

通常我們不清楚對方的名字或要寫給誰時我們都會寫「To whom it may concern」,但是其實這句是解「關事的人都聽著」,這樣不僅聽起來很沒有禮貌,而且誠意欠佳,可能會讓對方對你的好感度大大降低。其實只要我們把要讚寫給的部門名稱找出來已經可以,例如「Dear customer service」、「Dear human resources」,這樣的感覺已經好得多。

如果真的不知對方是誰,簡單寫 Dear Sir/Madam, 都可以的。

II. 供您閱讀(For your perusal)

很多時候我們都會在 business email 中加入不同的附件 (attachment) 。我知道有不少人會加入「for your perusal」這句,好讓自己聽起來 「更pro更專業」。可是你又知不知道這句句子背後的意思呢?其實for your perusal的意思是「把它當成屍體般檢驗」,如果你這樣說豈不是叫其他人把你的attachment當成屍體般檢驗嗎?這樣好像有點不妥當吧。其實簡單一句 for your reference或Please review the attached documents thoroughly便可以,並不需要搞得這麼複雜。

III. 寫作目的 (Writing Purpose)

Email 開頭要先寫明自己目的是什麼,好讓對方瞭解。如果想詢問對方,你可以寫I am writing to inquire …。如果是其他目的,你可以寫I am writing with reference to/regarding/with regard to…,值得注意的是in reference通常用於說明已經跟對方提過的事,而regarding 的用法則為比較廣泛。除了主動聯絡人,你可能是回覆對方的查詢,這時你便可以寫 Thank you for reaching out to us regarding …。

註: about 本身是一個比較casual 的字,所以不太適合。反而,你可以用with regard to /regarding等比較商業的用語。

4)結尾(Closing)

結尾最重要是 總結電郵的重點,及展望 (summary + hope) ,最後通常是感謝對方或是跟對方說下一步應該做什麼,感謝對方你可以寫 Thank you for your time and consideration. (感謝你寶貴的時間) ,想對方跟你再聯絡你,可以寫 If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. (若您有任何問題或疑慮,請不吝與我聯繫。) ,或是I look forward to hearing from you. (我很期待能夠收到您的回覆。)

寫英文report實用技巧
別做長氣鬼?!

職場 英文

大家用英文寫電郵或者談話時,可能好多時候都會變成「長氣鬼」,甚至自己都不知道,因為英文有些表達意思不能直接從中文翻譯,大家用的時候要非常留意! 以下為 英文email實用技巧 及多個精選香港人經常會變成「長氣鬼」的例子,希望大家可以收藏它們,下次寫電郵或者用英文跟外國人溝通的時候就要特別注意了!

重覆意思例子:

I. In my opinion, I think…

很多時我們會受中文的影響,就我所知,我認為….但是,在英文的世界中,我們只要用其中一個就可以了。例如:

Personally, we should take action as soon as possible.
I think we should take action as soon as possible.

II. Collaborate/cooperate together

中文時,我們會說,一起合作,但在英文當中,我們只需說: Collaborate/cooperate,不用together就可以。例如:

Nancy collaborated with Peter to develop the product.

重覆Prepositions 的用法

而通常很多時候因為中文直譯英文的關係,我們會多加了一些前置詞 (Prepositions) 

I. repeat again

錯誤例子: Can you repeat again the question?

正確用法: Can you repeat the question?

II. discuss about

錯誤例子: Let’s discuss about this issue now!

正確用法: Let’s discuss this issue now!

這個是最典型的港式英文文法錯誤,有時講英文時會口快講錯,所以大家一定要小心一些! 或者你可以說talk about

III. investigate into

錯誤例子: It is important to investigate into this issue.

正確用法: It is important to investigate this issue.

當investigate是一個動詞時,後面就不加into,但當它是名詞(investigation)的時候,則需要加into

 

IV. request (v.) for

錯誤例子: I would like to request for a towel.

正確用法: I would like to request a towel.

V. consider about

錯誤例子: I will consider about the proposal.

正確用法: I will consider the proposal.

VI. mention about the problem

錯誤例子: During the meeting, we should mention about the problem.

正確用法: During the meeting, we should mention the problem.

重覆句式例子:

錯誤例子: The reason for this is because citizens feel disappointed.

正確用法: The reason for this is that citizens feel disappointed.

記住,當前面用The reason for this….後面我們是要用that,而不是because!

因為中文跟英文不一樣,所以大家要緊記以上多個 英文實用技巧 而用時記住要特別小心。

日常英文聽電話 16必備句子

職場 英文

日常英文聽電話 不再口啞啞 原來是靠…?

上班時特別是office一族都要幫忙接電話,而當接到外國人電話時很多時候都不知道應該如何對答,搞到口啞啞,所以今天我將會分享一些職場英文會話。因為是公司電話,所以注意不能像和朋友聊天這麼casual亦要注意語調要禮貌。

工作常用句式:

一接起電話便要清楚說明公司名稱和自己的名字,所以可以說: 

1. Hello, this is (company name). I’m (your name). How may I help you?

1. Hello, this is (company name). I’m (your name). How may I help you?

你好,這是(公司名稱)。 我是(你的名字)。 請問有什麼可以幫你?

 

那麼如果他是要找公司的人的話,你通常都會問對方是誰,你可以說

 

2. May I ask who’s calling? 請問是誰找他呢?

 

如果對方打錯電話或公司根本沒有這個人的話你可以說

 

3. There is nobody here by that name / I’m afraid you got the wrong number 沒有人叫這個名字/你打錯電話了

 

也有很多時候對方想找的那個人暫時不在公司,那麼你可以有以下一些的說法,例如:

 

4. He’s out of the office for the time being 他現在不在公司

 

5. He’s on his lunch break 他在吃午飯

 

6. He’s on leave today 他今天放假

 

7. He’s on a business trip 他出差了

 

8. I’m sorry – he’s unavailable right now 對不起。他現在沒空

 

9. He is in another call right now 他在跟別人通電話

 

10. He’s not at this company anymore 他已經不在這家公司了

 

11. He has been resigned 他已經離職了

 

講完理由之後記住要問對方是不是緊急的事,要不要留個言:

 

12. Is this urgent? 這是緊急的嗎?

 

13. Would you like to leave a message? 請問你要留個言嗎?

 

14. Do you want me to have him return your call? 你要我叫他回電給你嗎?

 

以上的情況適用於當人不在的時候,那麼如果他在的話,你應該說:–

 

15. Please hold 請稍等

 

然後找那個人來接電話,或是要轉接電話的話你也可以說:

 

16. Let me put you through.. / Let me transfer your call to… 讓我把電話轉交比…

錯誤例子: It is important to investigate into this issue.

正確用法: It is important to investigate this issue.

當investigate是一個動詞時,後面就不加into,但當它是名詞(investigation)的時候,則需要加into

 

錯誤例子: I would like to request for a towel.

正確用法: I would like to request a towel.

【職場英文】請假、出差、加班、書信

在香港每個人平均學英文超過 10 年,但很少有機會練習英文speaking,導致很多香港人遇到外國人時,無法使用英文表達自己的想法。根據艾賓豪斯遺忘曲線研究,我們發現當不常使用一項新學會的知識時!是非常容易忘記的!

1. 請假

1.點樣用英文講請假
I would like to take ∕ ask for _ leave of absence for _ days.

2.我想要請__天的__假。

I would like to take _ days off .

我想要請__天的假。

Example:

I would like to take a day off because I get a fever.

3. 我想請假一天因為我發燒了。

I would like to take for official leave of absence for 2 days.

4. 我要請兩天公假。

[請假常用單字]

事假:personal leave
病假:sick leave
公假:official leave
年假:annual leave

→ annual表示「每年的、年度的」

婚假;marriage leave
產假;maternity leave
陪產假:paternity leave
生理假:menstruation leave
喪假:funeral leave

2. 返工、放工

對於打工仔來說,最喜歡的字就是下班(go off work)了

  1. 返工:go to work
  2. 放工:get off work/knock off work

I’ll call you as soon as I get off work. (我放工打給你)

He can’t get off work on time today. (他今天不能準時放工)

3. 加班:work/do overtime

A: Would you like to go shopping with me?

B: Sorry, I need to work overtime.

A: 你想不想和我一起吃晚餐呢?

B: 不好意思,我必須加班。

He refused to work overtime on Saturday and Sunday.

他拒絕星期六和星期日加班。

4. 出差

go on / be on / take a business trip to地點

take a business trip to 地點

He is on a business trip in Asia. (他在亞洲出差。)

Tommy will take a business trip to London next year.

=Tommy will go to London for work next year.

Tommy下個月去倫敦出差。

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