英文email 5大元素,9人只得1人寫啱!

Spencer Lam
Spencer Lam
英文補習名師,港大一級榮譽,多年英文補習經驗,歷年來曾教授超過1000名學生,學生遍及各大名校,由初中至成人英語皆可因材施教,獲《TVB》、《Now TV》、《經濟一週》、《晴報》、《親子王》、《經濟日報》等專訪
目錄

在當今世界,電子郵件經常在辦公室使用。
無論是在求職面試,還是未來工作,英文email都是當今世界不可避免的溝通工具。
另一方面,完整電子郵件的基本結構應該是什麼?
簡潔而又不粗魯的最佳寫作方式是什麼?
儘管網上有很多現成的英文信函模板可供參考,但在面對職場中的各種溝通情況時,
如果不注意選詞的具體情況而直接套用模板,很容易貿然套用模板容易出錯,甚至引起誤解。
因此,讓我們從基本的字母結構開始,逐步學習主題、開頭、正文、結尾以及任何附加鏈接,
然後看看寫英文電子郵件的五個最基本的結構!

英文email基本架構

不論中文或英文,email架構基本上都是主旨、開頭(稱謂)、內文、結尾敬語、署名共5個部分組成。
只是在段落、標點等細節有差異。
例如:標點符號部分,英文書信主要使用句號(full stop),不像中文可以一直逗號。

主旨

主旨最重要精準、易明。
以下是一些Tips:

  1. 重要字前置
    例如:meeting reschedule on Tuesday
    比On tuesday, we will have a rescheduled meeting
  2. 減少fillers
    fillers是一些不太有意義的字眼,例如:adverb等,因為所有email工具都無可能可以顯示主旨每一粒字,所以寫太長都無意思
  3. 善用冒號
    有心理學研究指出,在一堆文字中有符合的話,會容易讓人見到。(大家工作寫email都想別人快點見到)
    而且冒號都可以協助縮短主旨長度,例如:Job application: xxxxx。比here is a job application來快狠準!

開頭

英文電子郵件通常在收件人姓名前以 Dear 和 Hello 開頭,以表示禮貌和友善,但您應該如何使用它們才能不顯得粗魯呢? 一般來說,正式的信件以稱呼“Dear_______”或類似的詞開頭。 Dear 不是英文單詞“Dear”的直接翻譯,而是一種正式而有禮貌的問候方式; Hello適用於更接近和更熟悉的項目,例如用於朋友和同事之間交流的更隨意的環境。

內文

內文只需簡單留意該email是formal還是傾向casual。因為兩者的行文語氣比較不同。

另外在結尾段,大家可以加上,例如「Thank you for your assistance.」表達感謝之意或「Looking forward to hearing from you soon.」表示期待對方回覆的。

而且,我們還有更多其他的選擇,例如:

1.期待
look forward to + N / Ving
e.g. We look forward to your reply.
期待收到您的回音。

2.若…則不勝感激
We would be obliged + if + you would/could + V
We would be grateful/thankful
We would appreciate it……
It would be appreciated …….
e.g. We would appreciate it if you could kindly circulate my letter and the report as a document. 若將我的信和報告作為文件分發,我們將不勝感激。

3.煩請告知
Please advise/inform us of something
Please inform us of your terms of payment. 請告知貴公司的付款條件。
Please do not hesitate to let us know SVO
Please do not hesitate to let us know if there is anything else we can do for you.
如果還有什麼我們可以為您做的,請隨時告訴我們。

4.隨函附上….
We enclose/are enclosing/have enclosed….
Enclosed is/are….. something
隨函附上……

結尾敬語

當談到英文的字母結尾時,最常用的是“Best Regards,”和“yours sincerely”,這兩個都是常見的短語。 您還可以根據電子郵件的上下文和對象使用,從而為您的電子郵件提供更合適的結尾!

署名

署名則出錯的機會較少,沒有什麼特別,除非連自己的名字都寫錯。

如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook pageIG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多!

Share:
Facebook
LinkedIn
Twitter
最新文章
【小學英文Grammar】6大重點item|一文看清!【深度好文】

小學英文Grammar 英文是香港學生第一個接觸的第二語言,而且是打開世界大門的一個關鍵語言。 小編明白家長會擔心自己小孩的英文grammar學不好。 又或者覺得英文grammar很混亂,有太多部件! 這篇文章囊括小一、小二、小三、小四、小五、小六英文重點文法,一文看清! 小學英文Grammar 重要性 學習英文文法是英語學習的重要部分,尤其是在小學階段。 文法是語言的基本結構,掌握文法可以幫助學生建立英語基礎,並增強他們的聽、說、讀、寫能力。 首先,掌握文法可以幫助學生正確地使用英文。 學習名詞、動詞、形容詞、副詞等基本文法規則,可以幫助學生避免語法錯誤,更能流暢地表達自己。 其次,掌握文法可以提高學生的閱讀理解能力。 了解文法結構可以幫助學生更好地理解文章內容,並更容易地解決文章中的疑難問題。 此外,掌握文法可以幫助學生寫出更好的作文。 了解文法結構可以幫助學生建立正確的句子結構,並使他們的文章更具有連貫性和流暢性。 另外,掌握文法也可以幫助學生在聽力和口語溝通中更加流暢。 了解文法結構可以幫助學生聽得懂英語對話並更自然地回答問題。 小學英文Grammar 重點 小學階段應學習的英文文法 A. 名詞 B. 動詞 C. 形容詞 D. 副詞 E. 感嘆詞 F. 時態 小學英文文法:名詞 名詞是英文學習中重要的一環,它是一種代表人、事物、地點、概念等的詞。在小學階段,學習名詞是非常重要的,因為它是英文句子的主要成分。 首先,學習名詞的時候要注意名詞的數。 英文有單數和複數兩種形式。單數名詞表示一個人或事物,如”book”(書);複數名詞表示多個人或事物,如”books”(書籍)。 學生們應該學會如何將單數名詞轉換為複數形式,並且要熟悉常見的名詞複數形式的規則。 其次,學習名詞的時候還要注意名詞的形容詞。形容詞是用來修飾名詞的詞,如”big”(大的),”green”(綠色的)。 學生們應該學會如何正確地使用形容詞來修飾名詞。 此外,學習名詞的時候還要注意名詞的格。 英文有主格、所有格、受格等三種格。主格是主要主語,如”I”(我);所有格是所有物,如”my”(我的);受格是受詞,如”me”(我)。 學生們應該學會如何正確地使用不同格來構成句子。 最後,學習名詞的時候還要注意名詞的分類。 英文有可數名詞和不可數名詞兩種類型。可數名詞表示可以計數的東西,如”book”(書);不可數名詞表示不能計數的東西,如”water”(水)。 學生們應該學會如何分辨可數名詞和不可數名詞,並且要熟悉常見的不可數名詞的用法。 小學英文文法:動詞 動詞是英文句子中的靈魂,它是用來表示動作或狀態的詞。 在小學階段,學習動詞是非常重要的,因為它是英文句子的核心成分之一。 首先,學習動詞的時候要注意動詞的時態。 英文有現在式、過去式、未來式等時態。現在式表示現在的動作,如”eat”(吃);過去式表示過去的動作,如”ate”(吃);未來式表示將來的動作,如”will eat”(將會吃)。 學生們應該學會如何使用不同時態的動詞來構成句子。 其次,學習動詞的時候還要注意動詞的變化。 英文有動詞的原形、過去式、過去分詞等變化。學生們應該學會如何將動詞轉換成不同變化,並且要熟悉常見的動詞變化規則。 此外,學習動詞的時候還要注意動詞的用法。 英文有不定詞、分詞、動名詞等用法。不定詞是動詞原形,如”eat”(吃);分詞是動詞的過去分詞形式,如”eaten”(吃);動名詞是動詞的名詞形式,如”eating”(吃)。 學生們應該學會如何使用不同用法的動詞來構成句子。 總之,學習動詞是英文學習中重要的一部分,在小學階段應該加強。 學生們應該學會動詞的時態、變化、用法等知識,並且多加練習,才能在學習英文中取得更好的成績。 小學英文文法:形容詞 形容詞是語言中修飾的部分,它是用來形容名詞或代名詞的詞。 在小學階段,學習形容詞是非常重要的,因為它是英文句子的重要成分之一。 首先,學習形容詞的時候要注意形容詞的順序。英文有定語形容詞和狀語形容詞兩種類型。 定語形容詞位於名詞前,用來修飾名詞,如”the big cat”(那隻大貓);狀語形容詞位於動詞前或名詞後,用來修飾動詞或名詞,如”the cat is big”(那隻貓是大的)。 學生們應該學會如何使用不同順序的形容詞來構成句子。 其次,學習形容詞的時候還要注意形容詞的比較級和最高級。 英文有一些形容詞需要使用比較級和最高級來形容。比較級表示與其他事物相比更強烈的程度,如 “bigger” (更大);最高級表示與其他事物相比最強烈的程度,如 “biggest” (最大)。 學生們應該學會如何使用比較級和最高級來形容事物。 此外,學習形容詞的時候還要注意形容詞的用法。 英文有一些形容詞是只能用在特定的名詞或動詞前,而有些則是可以用在任何名詞或動詞前。 例如 “daily” (每日的) 只能用在名詞前,而 “happy” (高興的) 則可以用在名詞或動詞前。 學生們應該學會形容詞的用法,並且多加練習,才能在學習英文中取得更好的成績。 總之,學習形容詞是英文學習中重要的一部分,在小學階段應該加強。 學生們應該學會形容詞的順序、比較級和最高級、用法等知識,並且多加練習,才能在學習英文中取得更好的成績。 小學英文文法:副詞 副詞是語言中另一個修飾部分,它是用來修飾動詞、形容詞、其他副詞或整個句子的詞。 在小學階段,學習副詞是非常重要的,因為它是英文句子的重要成分之一。 首先,學習副詞的時候要注意副詞的順序。 英文副詞的位置有所不同,有些副詞位於動詞前,有些則位於動詞後。例如 “quickly” (快地) 位於動詞前, “He runs quickly”

閱讀全文 »
【英文補習 離島區】英文補習課程推薦!【懶人包】

離島區補習社包括: 長洲、坪洲、大嶼山(包括東涌)、南丫島 離島區補習社邊間好 啓薈教育中心 新界長洲大新街36號地下 綠色補習中心 新界長洲新興後街166號地下 2981 1113 昇薈教室 新界大嶼山東涌迎康街1號昇薈 1樓9B號舖 新翰軒語言教育中心 新界東涌逸東街8號逸東邨逸東商場 1樓101號舖 2666 5905 離島區英文補習班 類型 如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook page同IG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多! PrintFriendly

閱讀全文 »
【英文補習 西貢區】英文補習課程推薦!【懶人包】

西貢區補習社包括: 清水灣、西貢、 大網仔、 將軍澳、 坑口、調景嶺、 馬游塘 西貢區補習社邊間好 毅思勉學習中心 新界西貢匡湖居商場地下B1號舖 2335 1261 樂兒優才教育中心 新界將軍澳培成路8號南豐廣場一樓 B61及B136號鋪 2209 4963 歡欣教育中心 新界將軍澳坑口村17A地下DD224LOT505 2335 0369 汀洱教育中心 新界將軍澳培成路8號南豐廣場平台一樓B165、B173 及B173A號舖   柏明頓教育中心(坑口) 新界將軍澳培成路18號海悅豪園購物商場 地下上層UG19號舖   西貢區英文補習班 類型 如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook page同IG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多! PrintFriendly

閱讀全文 »
【英文補習 北區】英文補習課程推薦!【懶人包】

北區補習社包括: 粉嶺、聯和墟、 上水、 石湖墟、 沙頭角、鹿頸、 烏蛟騰 北區補習社邊間好 Best Learning Centre The Fanling Gdn, Fanling 2675 8218 昊翰教育中心 新界粉嶺新運路33號粉嶺中心購物商場地下140-141號舖   源創教育中心 新界粉嶺馬適路3號綠悠軒商場2樓17B號舖 2777 6266 樂天英語學習中心 新界上水智昌路3號上水中心商場 L1-1001號舖 2670 9977 榮譽教育中心 新界上水彩園邨彩玉樓314及 316號舖 2673 0755 北區英文補習班 類型 如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook page同IG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多! PrintFriendly

閱讀全文 »
【英文補習 葵青區】英文補習課程推薦!【懶人包】

葵青區補習社包括: 葵涌、青衣 葵青區補習社邊間好 潛能教育中心 葵芳廣場地下10號鋪 2618 9822 大進學習中心 葵涌新界葵涌盛芳街7號葵芳商業中心7樓4室 3160 8720 高思考學習中心 葵涌葵興路100號葵涌中心商場一樓 3595 2145 葵青區英文補習班 類型 如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook page同IG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多! PrintFriendly

閱讀全文 »
文章分類