英文email 5大元素,9人只得1人寫啱!

Spencer Lam
Spencer Lam
英文補習名師,港大一級榮譽,多年英文補習經驗,歷年來曾教授超過1000名學生,學生遍及各大名校,由初中至成人英語皆可因材施教,獲《TVB》、《Now TV》、《經濟一週》、《晴報》、《親子王》、《經濟日報》等專訪
目錄

在當今世界,電子郵件經常在辦公室使用。
無論是在求職面試,還是未來工作,英文email都是當今世界不可避免的溝通工具。
另一方面,完整電子郵件的基本結構應該是什麼?
簡潔而又不粗魯的最佳寫作方式是什麼?
儘管網上有很多現成的英文信函模板可供參考,但在面對職場中的各種溝通情況時,
如果不注意選詞的具體情況而直接套用模板,很容易貿然套用模板容易出錯,甚至引起誤解。
因此,讓我們從基本的字母結構開始,逐步學習主題、開頭、正文、結尾以及任何附加鏈接,
然後看看寫英文電子郵件的五個最基本的結構!

英文email基本架構

不論中文或英文,email架構基本上都是主旨、開頭(稱謂)、內文、結尾敬語、署名共5個部分組成。
只是在段落、標點等細節有差異。
例如:標點符號部分,英文書信主要使用句號(full stop),不像中文可以一直逗號。

主旨

主旨最重要精準、易明。
以下是一些Tips:

  1. 重要字前置
    例如:meeting reschedule on Tuesday
    比On tuesday, we will have a rescheduled meeting
  2. 減少fillers
    fillers是一些不太有意義的字眼,例如:adverb等,因為所有email工具都無可能可以顯示主旨每一粒字,所以寫太長都無意思
  3. 善用冒號
    有心理學研究指出,在一堆文字中有符合的話,會容易讓人見到。(大家工作寫email都想別人快點見到)
    而且冒號都可以協助縮短主旨長度,例如:Job application: xxxxx。比here is a job application來快狠準!

開頭

英文電子郵件通常在收件人姓名前以 Dear 和 Hello 開頭,以表示禮貌和友善,但您應該如何使用它們才能不顯得粗魯呢? 一般來說,正式的信件以稱呼“Dear_______”或類似的詞開頭。 Dear 不是英文單詞“Dear”的直接翻譯,而是一種正式而有禮貌的問候方式; Hello適用於更接近和更熟悉的項目,例如用於朋友和同事之間交流的更隨意的環境。

內文

內文只需簡單留意該email是formal還是傾向casual。因為兩者的行文語氣比較不同。

另外在結尾段,大家可以加上,例如「Thank you for your assistance.」表達感謝之意或「Looking forward to hearing from you soon.」表示期待對方回覆的。

而且,我們還有更多其他的選擇,例如:

1.期待
look forward to + N / Ving
e.g. We look forward to your reply.
期待收到您的回音。

2.若…則不勝感激
We would be obliged + if + you would/could + V
We would be grateful/thankful
We would appreciate it……
It would be appreciated …….
e.g. We would appreciate it if you could kindly circulate my letter and the report as a document. 若將我的信和報告作為文件分發,我們將不勝感激。

3.煩請告知
Please advise/inform us of something
Please inform us of your terms of payment. 請告知貴公司的付款條件。
Please do not hesitate to let us know SVO
Please do not hesitate to let us know if there is anything else we can do for you.
如果還有什麼我們可以為您做的,請隨時告訴我們。

4.隨函附上….
We enclose/are enclosing/have enclosed….
Enclosed is/are….. something
隨函附上……

結尾敬語

當談到英文的字母結尾時,最常用的是“Best Regards,”和“yours sincerely”,這兩個都是常見的短語。 您還可以根據電子郵件的上下文和對象使用,從而為您的電子郵件提供更合適的結尾!

署名

署名則出錯的機會較少,沒有什麼特別,除非連自己的名字都寫錯。

如果大家有什麼英文問題,如Spencer Lam, 好唔好咁樣學英文呀? 或者IELTS考試,成人英文/商業英文的知識及英文資源,歡迎你可以隨時再跟我多交流一下,可以Follow 「Spencer Lam English Team」 Facebook pageIG得到更多英文資訊,亦都可以上 https://spencerlam.hk/ 了解更多!

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