返工寫好* business email * 就易升職?

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日常生活中我們經常用到email作溝通工具,特別是職場上,因此大家要特別小心如何正確地寫’ business email ‘,因為很多時候都是給上司/客戶或合作夥伴看的,如果寫錯了或用錯字不免會令他們質疑你的工作能力,所以今天我將會跟大家分享一些值得注意的地方以及如何寫一封正確的’ business email ‘。

1)To whom it may concern

通常我們不清楚對方的名字或要寫給誰時我們都會寫「To whom it may concern」,但是其實這句是解「關事的人都聽著」,這樣不僅聽起來很沒有禮貌,而且誠意欠佳,可能會讓對方對你的好感度大大降低。其實只要我們把要讚寫給的部門名稱找出來已經可以,例如「Dear customer service」、「Dear human resources」,這樣的感覺已經好得多。

如果真的不知對方是誰,簡單寫 Dear Sir/Madam, 都可以的。

2)For your perusal

很多時候我們都會在 business email 中加入不同的附件 (attachment) 。我知道有不少人會加入「for your perusal」這句,好讓自己聽起來 「更pro更專業」。可是你又知不知道這句句子背後的意思呢?其實for your perusal的意思是「把它當成屍體般檢驗」,如果你這樣說豈不是叫其他人把你的attachment當成屍體般檢驗嗎?這樣好像有點不妥當吧。其實簡單一句 for your reference或Please review the attached documents thoroughly便可以,並不需要搞得這麼複雜。

3)寫作目的 (Writing Purpose) 

Email 開頭要先寫明自己目的是什麼,好讓對方瞭解。如果想詢問對方,你可以寫I am writing to inquire …。如果是其他目的,你可以寫I am writing with reference to/regarding/with regard to…,值得注意的是in reference通常用於說明已經跟對方提過的事,而regarding 的用法則為比較廣泛。除了主動聯絡人,你可能是回覆對方的查詢,這時你便可以寫 Thank you for reaching out to us regarding …。

註: about 本身是一個比較casual 的字,所以不太適合。反而,你可以用with regard to /regarding等比較商業的用語。

4)結尾

結尾最重要是 總結電郵的重點,及展望 (summary + hope) ,最後通常是感謝對方或是跟對方說下一步應該做什麼,感謝對方你可以寫 Thank you for your time and consideration. (感謝你寶貴的時間) ,想對方跟你再聯絡你,可以寫 If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. (若您有任何問題或疑慮,請不吝與我聯繫。) ,或是I look forward to hearing from you. (我很期待能夠收到您的回覆。)

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作者簡介:港大一級榮譽畢業,在學期間獲11份獎學金,曾赴英國留學交流。曾任國際銀行MT,2019年放棄銀行工作,全身投入英語教育事業,歷年來教授過千名學生,早前獲香港青年協會邀請擔任2020 DSE工作坊講者。

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原文刊登於 :

https://inews.hket.com/article/2720024/%E3%80%90%E6%99%BA%E5%8F%96%E8%8B%B1%E6%96%87-iM%E7%B6%B2%E6%AC%84%E3%80%91%E8%BF%94%E5%B7%A5%E5%AF%AB%E5%A5%BDbusiness%20email%20%E5%B0%B1%E6%98%93%E5%8D%87%E8%81%B7-%C2%A0?mtc=20027

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